Matkustaja- ja varaustietojen tietosuojaseloste
Päivitetty 20.9.2026
Tässä selosteessa kerrotaan, miten Oy Pelimatkat Finland käsittelee matkojen varaajien, yhteyshenkilöiden ja matkustajien henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä ja yhteydenotot
Oy Pelimatkat Finland, Y-tunnus 1971635-9. Postiosoite: Viitaniementie 28 F, 40720 Jyväskylä, Suomi. Tietosuojaa koskevat yhteydenotot: info@pelimatkat.com. Tietosuojapyyntöjen käsittelystä vastaa Jaakko Kemilä.
Tiedot ja niiden lähteet
Tietoja saadaan varaajalta, matkustajalta ja ryhmän yhteyshenkilöltä. Käsiteltäviä tietoja ovat varaus- ja matkatiedot, nimi, yhteystiedot, syntymäaika, matkustajarooli sekä tarvittaessa kansalaisuus ja matkan järjestämiseen tarvittavat passitiedot. Erityisjärjestelyjä varten voidaan käsitellä vapaaehtoisesti ilmoitettuja ruokavaliotietoja. Terveystietoja ei pyydetä enempää kuin järjestely edellyttää. Lisäksi käsitellään tarpeellisia laskutus- ja maksutietoja, varaukseen liittyvää viestintää, muutos- ja reklamaatiotietoja sekä suostumusten antamista ja peruuttamista koskevia tietoja. Palvelun tietoturvan ja toiminnan varmistamiseksi voidaan käsitellä teknisiä lokitietoja, kuten tapahtuma-aikoja ja virhetietoja, käytetyn palvelun toteutuksen mukaisesti.
Tarkoitukset ja oikeusperusteet
Tietoja käytetään varausten ja matkapalvelujen järjestämiseen, yhteydenpitoon, asiakaspalveluun ja jälkiselvityksiin. Käsittelyyn kuuluvat myös aikataulumuutoksista tiedottaminen, tarvittavien korvaavien palvelujen järjestäminen sekä reklamaatioiden ja hyvitysten käsittely. Varaus- ja matkustajatietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.
Fanimatkat: asiakkaan kanssa tehtävän matkasopimuksen toteuttamiseen välttämättömiä henkilötietoja käsitellään sopimuksen perusteella (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Asiakkaan pyytämät tarjouksen ja varauksen valmistelutoimet kuuluvat samaan perusteeseen jo ennen sopimuksen syntymistä.
Joukkuematkat: sopimuksen tekee joukkueen nimeämä henkilö joukkueen, seuran tai muun organisaation nimissä. Hän toimii organisaation edustajana ja varauksen yhteyshenkilönä sekä toimittaa koko ryhmän matkustajatiedot. Varaukseen kirjataan sopimusosapuolen virallinen nimi sekä edustajan nimi ja rooli. Jos joukkue ei ole itsenäinen oikeushenkilö, yksilöidään sopimuksesta vastaava seura tai muu oikeushenkilö; pelkkä joukkueen nimi ei riitä sen tunnistamiseen. Yhteyshenkilöä ei pidetä henkilökohtaisena sopimusosapuolena pelkän edustajaroolinsa perusteella.
Organisaation tilaaman joukkuematkan yhteyshenkilön ja matkustajien tavanomaisten henkilötietojen käsittelyn peruste on Pelimatkojen oikeutettu etu järjestää tilattu matka ja hoitaa siihen liittyvä yhteydenpito (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Allergia- ja muita terveydentilaa paljastavia tietoja koskee jäljempänä kuvattu nimenomainen suostumus.
Kirjanpidon tietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen perusteella (GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Tarpeellisia tietoja voidaan käsitellä oikeutetun edun perusteella oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Allergia- ja muita terveydentilaa paljastavia erityisruokavaliotietoja käsitellään nimenomaisella suostumuksella matkan ruokailujen ja tarpeellisten erityisjärjestelyjen toteuttamiseksi. Joukkuematkoilla joukkueenjohtaja toimittaa koko ryhmän tiedot ja vahvistaa saaneensa asianomaisilta matkustajilta tai tarvittaessa heidän huoltajiltaan nimenomaiset suostumukset tietojen toimittamiseen Pelimatkoille, säilyttämiseen tämän selosteen mukaisesti ja välittämiseen järjestelyistä vastaaville palveluntarjoajille tarpeellisessa laajuudessa. Joukkueenjohtaja toimittaa tämän tietosuojaselosteen matkustajille tai tarvittaessa heidän huoltajilleen ennen henkilötietojen toimittamista Pelimatkoille. Hän vahvistaa myös valtuutensa ja selosteen toimittamisen. Pelimatkat vastaa informointivelvollisuutensa täyttämisestä myös silloin, kun joukkueenjohtaja välittää selosteen. Suostumusten on oltava osoitettavissa. Joukkueenjohtaja säilyttää matkustajien tai tarvittaessa huoltajien suostumusvastaukset ja toimittaa ne tarvittaessa Pelimatkojen saataville. Vastaukset voidaan kerätä esimerkiksi sähköpostilla tai joukkueen käyttämällä lomakkeella. Fanimatkoilla asiakas antaa omien allergia- ja terveystietojensa käsittelyyn nimenomaisen suostumuksensa. Toisen matkustajan tietoja toimittava henkilö vahvistaa saaneensa vastaavan suostumuksen matkustajalta tai tarvittaessa tämän huoltajalta. Pelkkä selosteen lukemisen vahvistus ei ole nimenomainen suostumus terveystietojen käsittelyyn. Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään; peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Matkan järjestämiseksi välttämättömien tietojen puuttuminen voi estää kyseisen palvelun varaamisen. Vapaaehtoiset erityistoiveet eivät ole yleinen edellytys portaalin käyttämiselle.
Alaikäisten matkustajien tiedot
Käsittelemme alaikäisten matkustajien tietoja matkan järjestämiseksi. Keräämme vain kyseistä matkaa ja sen palveluja varten tarpeelliset tiedot. Joukkueenjohtaja toimittaa ryhmän tiedot myös alaikäisten osalta ja huolehtii tarvittavien huoltajan valtuutusten ja suostumusten hankkimisesta. Alaikäisen allergia- ja terveystietojen käsittelyssä varmistetaan asianmukainen nimenomainen suostumus ja huoltajan osallistuminen silloin, kun sitä tarvitaan. Selosteesta ja tietojen käsittelystä annetaan alaikäiselle hänen ikänsä ja ymmärryksensä huomioivaa tietoa. Huoltaja voi ottaa tietosuoja-asioissa yhteyttä Pelimatkoihin.
Vastaanottajat ja käsittelijät
Tietoja käsittelevät tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa Pelimatkojen työntekijät sekä tietojärjestelmien palveluntarjoajat. Portaalin tekniseen toteutukseen käytetään Vercelin Pro-palvelua, tietojen tallentamiseen Airtablea ja sähköpostiin Google Workspacea. Googlen henkilötietojen käsittelysopimus on voimassa ja tietojen säilytysalueeksi on määritetty Eurooppa. Matkan toteuttamiseksi tarpeellisia tietoja voidaan välittää kyseisen matkan kuljetus-, majoitus- ja muille palveluntarjoajille. Esimerkiksi hotellille välitetään huonejärjestelyihin tarvittavat tiedot, lentoyhtiölle lentovarauksen edellyttämät tiedot ja turnausjärjestäjälle osallistujien rekisteröintiin tarvittavat tiedot. Allergia- ja erityisruokavaliotietoja välitetään vain asianomaisesta ruokailusta tai erityisjärjestelystä vastaaville tahoille tarpeellisessa laajuudessa. Vastaanottajat täsmennetään matkan mukaan.
Tekniset palveluntarjoajat käsittelevät matkustajatietoja Pelimatkojen lukuun sovittujen tehtäviensä mukaisesti. Matkapalvelujen tarjoajat, kuten lentoyhtiöt ja hotellit, voivat toimia myös itsenäisinä rekisterinpitäjinä omien palvelujensa ja lakisääteisten velvoitteidensa osalta. Tällöin niiden omaan käsittelyyn sovelletaan niiden tietosuojaselosteita. Viranomaisille tietoja annetaan lain edellyttämissä tilanteissa.
Kansainväliset siirrot
Airtablen, Vercelin ja Googlen palveluihin voi liittyä käsittelyä EU/ETA-alueen ulkopuolella, myös Yhdysvalloissa. Google Workspacen Eurooppa-asetus ei tarkoita, että palvelun kaikki käsittely tapahtuu yksinomaan EU/ETA-alueella. EU/ETA-alueen ulkopuolelle siirrettävien tietojen suojaamisesta huolehditaan soveltuvalla siirtoperusteella, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöksellä tai vakiosopimuslausekkeilla ja tarvittaessa täydentävillä suojatoimilla. Matkan toteuttamiseen liittyvien siirtojen perusteet arvioidaan vastaanottajan ja kohdemaan mukaan. Lisätietoja siirtoperusteista ja jäljennöksen sovellettavista suojatoimista voi pyytää osoitteesta info@pelimatkat.com.
Säilytysajat
– Passitiedot, syntymäajat sekä ruokavalio- ja terveystiedot poistetaan heti tarpeen päätyttyä, viimeistään 30 päivää matkan päättymisestä.
– Matkustajaluettelot ja matkaa varten kerätyt yhteystiedot poistetaan viimeistään 90 päivää matkan päättymisestä. Varaajan tarpeellisia tietoja koskee seuraava kohta.
– Varaajan yhteystiedot sekä tarpeelliset sopimus- ja varaustiedot säilytetään enintään kolme vuotta matkan päättymisestä, jos niitä tarvitaan sopimukseen liittyvien vaatimusten käsittelyyn. Tarpeettomat tiedot poistetaan aiemmin.
– Kirjanpidon tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Näihin asiakirjoihin sisältyvät tarpeelliset henkilötiedot säilyvät saman ajan. Kirjanpidon velvollisuudet eivät edellytä kokonaisten matkustajaluetteloiden tai passitietojen säilyttämistä.
– Edellä mainituista 30 päivän, 90 päivän ja kolmen vuoden perusajoista poiketaan vain siltä osin kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen dokumentoidun reklamaation, vahinkotapahtuman tai oikeusvaateen käsittelemiseksi tai oikeusvaateeseen varautumiseksi. Tällöin säilytetään erillään vain kyseisessä asiassa välttämättömät tiedot. Tarvetta arvioidaan tapauskohtaisesti ja säännöllisesti, ja tiedot poistetaan perusteen päätyttyä. Poikkeus voi koskea myös tiedossa olevaa vahinkotapahtumaa, josta vaatimusta ei vielä ole esitetty. Henkilövahinkoja koskeviin tietoihin ei sovelleta automaattisesti matkan päättymisestä laskettavaa kolmen vuoden enimmäisaikaa. Tämä ei tarkoita kaikkien matkustajatietojen yleistä säilytysajan pidentämistä.
Poistomenettely koskee myös vientejä, työkopioita sekä Pelimatkojen sähköpostissa olevia matkustajatietoja ja niiden liitteitä.
Peruuntuneiden varausten tiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei enää ole tarvetta. Tarpeellisiin sopimus-, maksu- ja vaadetietoihin sovelletaan edellä kuvattuja säilytysperusteita. Palveluntarjoajien teknisiin varmuuskopioihin, muutoshistoriaan ja lokeihin voi jäädä tietoja niiden omien säilytys- ja poistokäytäntöjen mukaisesti myös aktiivisesta käytöstä poistamisen jälkeen.
Oikeutesi
Voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi ja virheellisten tietojen korjaamista sekä soveltuvin edellytyksin poistamista, käsittelyn rajoittamista ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Lakisääteinen säilytysvelvollisuus voi rajoittaa tietojen poistamista.
Lähetä pyyntö rekisterinpitäjän yhteysosoitteeseen. Vastaamme pyyntöön pääsääntöisesti kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta. Henkilöllisyytesi voidaan varmistaa tarkoituksenmukaisesti. Kerromme pyynnön perusteella tehdyistä toimenpiteistä. Jos pyyntöä ei voida toteuttaa kokonaan, ilmoitamme syyt sekä mahdollisuutesi saattaa asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Pyyntöjen käsittely on lähtökohtaisesti maksutonta. Voit tehdä kantelun tietosuojavaltuutetulle: https://tietosuoja.fi.
Suojaus ja automaattinen päätöksenteko
Portaalissa käytetään salattuja verkkoyhteyksiä, käyttöoikeuksia ja ryhmäkohtaisia pääsykoodeja. Nykyiseen portaaliin ei ole toteutettu automatisoituja oikeusvaikutteisia päätöksiä tai profilointia. Portaalin kirjautumisistunto on voimassa yhden tunnin.
Ryhmän yhteyshenkilö näkee portaalissa ryhmän matkustajatiedot. Ryhmän pääsykoodia tulee säilyttää luottamuksellisesti.
Tietojen turvallinen toimittaminen
Kun matkustajaportaali on käytettävissä varaustasi varten, toimita tarvittavat passitiedot ja allergiatiedot sen kautta. Älä lähetä passikopioita tai yksityiskohtaisia terveystietoja tavallisella sähköpostilla. Emme pyydä passikopioita tai ylimääräisiä terveystietoja varmuuden vuoksi. Jos portaali ei ole käytettävissä, pyydä Pelimatkoilta ohje turvalliseen tietojen toimittamiseen. Säilytä varauksen pääsykoodi luottamuksellisena äläkä jaa sitä henkilöille, joilla ei ole oikeutta ryhmän tietoihin.
Portaalin evästeet
Matkustajaportaali käyttää kirjautumisen ylläpitämiseen ja varauksen tietoihin pääsyn suojaamiseen välttämätöntä istuntoevästettä. Kirjautumisistunto on voimassa yhden tunnin. Evästeen estäminen voi estää kirjautumisen ja kirjautumista edellyttävien toimintojen käytön. Tämä kuvaus koskee matkustajaportaalia. Pelimatkojen varsinaisen verkkosivuston mahdolliset analytiikka- ja markkinointievästeet kuvataan erikseen verkkosivuston evästetiedoissa sen käytännön toteutuksen mukaan.
Selosteen päivittäminen
Päivitämme tätä selostetta, kun henkilötietojen käsittely tai sitä koskevat vaatimukset muuttuvat. Ajantasainen seloste julkaistaan Pelimatkojen verkkosivustolla ja siihen ohjataan matkustajaportaalista. Selosteen alussa näkyy päivityspäivä. Olennaisista muutoksista ilmoitamme verkkosivustolla ja tarvittaessa suoraan niille asiakkaille tai ryhmien yhteyshenkilöille, joita muutos koskee.